Objetivo
Confirmar que tudo o que foi faturado foi analisado e pago corretamente, identificar glosas, atrasos e diferenças, e encaminhar cada pendência para quem resolve.
Quem executa
Analista de conciliação ou de contas a receber. Apoio: faturamento (dados do envio), recurso de glosa (glosas) e financeiro (extrato e baixas).
Quando
A cada demonstrativo e a cada pagamento recebido, com fechamento mensal por operadora.
Entradas
Controle de faturamento (lotes, protocolos, valores), demonstrativos de análise de conta, demonstrativos de pagamento, extrato bancário, contrato.
Saídas
Contas a receber baixadas corretamente, lista de glosas para recurso, lista de atrasos e diferenças cobrados, indicadores mensais.
Visão geral do processo
- Reunir os documentos
- Conferir o recebimento dos lotes
- Conciliar o demonstrativo de análise
- Encaminhar as glosas
- Conciliar o demonstrativo de pagamento
- Conferir o extrato bancário
- Baixar as contas a receber
- Cobrar atrasos e diferenças
- Fechar o mês
1Reunir os documentos de cada operadora
Para que serve: a conciliação cruza quatro fontes. Faltando uma, a diferença não aparece.
Como fazer:
- Tenha à mão, por operadora e competência: o controle de faturamento (lotes, protocolos e valores enviados), o demonstrativo de análise de conta, o demonstrativo de pagamento e o extrato bancário.
- Baixe os demonstrativos nos portais ou receba em XML do padrão TISS e arquive em pastas padronizadas por operadora e mês.
- Registre a data em que cada demonstrativo ficou disponível: ela pode iniciar o prazo de recurso.
Atenção: defina um dia fixo da semana para baixar os demonstrativos de todas as operadoras. Demonstrativo esquecido no portal consome o prazo do recurso.
Resultado: as quatro fontes reunidas para cada operadora.
2Conferir se todos os lotes foram recebidos e analisados
Para que serve: lote que a operadora não registrou nunca vai ser pago, e ninguém percebe se não houver conferência.
Como fazer:
- Para cada lote enviado, confirme que existe protocolo de recebimento e que ele aparece em algum demonstrativo.
- Lote sem demonstrativo depois do prazo de análise do contrato: consulte a situação do protocolo e cobre a operadora.
- Guia enviada que não aparece no demonstrativo: registre como "não analisada". Não é glosa e deve ser cobrada pelo protocolo.
Atenção: não confunda "não analisada" com "glosada". Os caminhos são diferentes: uma se cobra, a outra se recorre.
Resultado: todos os lotes localizados, e os não analisados em cobrança.
3Conciliar o demonstrativo de análise de conta
Para que serve: o demonstrativo de análise diz, guia por guia e item por item, quanto foi aceito e quanto foi glosado, com o código do motivo. É a base da conciliação e do recurso.
Como fazer:
- Cruze o demonstrativo com o faturado pelo número do lote, do protocolo e da guia.
- Para cada guia, compare valor apresentado, valor liberado e valor glosado.
- Confira se apresentado menos liberado é igual à soma das glosas informadas. Diferença sem código de glosa deve ser contestada.
- Calcule a taxa de glosa do lote (glosado ÷ apresentado).
Atenção: o valor apresentado no demonstrativo precisa ser igual ao enviado. Se a operadora registrou valor menor, há item que não entrou na análise.
Resultado: cada guia classificada em paga integralmente, glosada ou não analisada.
4Encaminhar as glosas para o recurso
Para que serve: glosa identificada e não encaminhada perde o prazo. A conciliação é a porta de entrada do recurso.
Como fazer:
- Registre cada item glosado no controle de glosas, com operadora, lote, guia, item, código da glosa, valor e data do demonstrativo.
- Encaminhe para a equipe de recurso, que segue o procedimento de recurso de glosa.
- Glosa com causa clara em outra área (recepção, autorização, faturamento): registre a área de origem para a devolutiva.
Atenção: não registre só o total glosado da guia. O recurso e a análise de causa dependem do item e do código.
Resultado: todas as glosas registradas e com a equipe de recurso.
5Conciliar o demonstrativo de pagamento
Para que serve: o demonstrativo de pagamento mostra o que a operadora efetivamente vai pagar em cada data, já com descontos e retenções. Valor liberado na análise que não aparece no pagamento é dinheiro esquecido.
Como fazer:
- Cruze o demonstrativo de pagamento com o valor liberado na análise, por protocolo e guia.
- Identifique e confira os descontos: impostos retidos, coparticipação, descontos contratuais, débitos de outras competências.
- Localize também os valores de recursos aceitos: eles costumam vir em pagamentos posteriores.
- Diferença sem explicação: registre e questione a operadora.
Atenção: desconto contratual não é glosa, mas precisa estar previsto no contrato. Desconto sem previsão deve ser contestado.
Resultado: valor a receber por pagamento conferido e explicado.
6Conferir o extrato bancário
Para que serve: o demonstrativo diz o que deveria entrar; o extrato mostra o que entrou. Só o extrato fecha a conta.
Como fazer:
- Localize no extrato cada crédito da operadora e compare com o valor líquido do demonstrativo de pagamento.
- Confira a data do crédito contra a data prevista no contrato.
- Crédito sem demonstrativo correspondente: peça à operadora a identificação antes de baixar.
Atenção: nunca baixe contas a receber "por aproximação" de valores. Baixa errada esconde atraso e diferença.
Resultado: cada crédito identificado com o seu demonstrativo.
7Baixar as contas a receber
Para que serve: a baixa correta mantém o contas a receber confiável. É ele que diz quanto a operadora ainda deve e há quanto tempo.
Como fazer:
- Baixe por guia ou por protocolo o valor efetivamente recebido.
- Deixe o valor glosado em aberto, separado, até a decisão do recurso (revertido, mantido ou aceito).
- Registre descontos e retenções nas contas próprias, sem misturar com glosa.
Atenção: baixar a glosa como perda logo no demonstrativo apaga a chance de recuperar. A baixa como perda só vem depois da decisão final do recurso, com aprovação.
Resultado: contas a receber atualizado, com glosas em aberto até a decisão.
8Cobrar atrasos e diferenças
Para que serve: atraso não cobrado tende a virar hábito da operadora. A cobrança formal, com protocolo e cláusula do contrato, costuma resolver.
Como fazer:
- Liste por operadora: lotes sem análise, valores liberados e não pagos, pagamentos fora da data e diferenças sem explicação.
- Cobre formalmente, citando lote, protocolo, valor e a cláusula de prazo do contrato.
- Acompanhe a resposta e escale para o gestor do contrato quando não houver solução.
Atenção: guarde as cobranças e as respostas. Elas são o histórico para a negociação do contrato.
Resultado: pendências cobradas e acompanhadas.
9Fechar o mês com indicadores
Para que serve: os indicadores mostram para a gestão onde a receita está travada: em glosa, em atraso ou em conta parada.
Como fazer:
- Calcule por operadora: valor faturado, valor glosado, taxa de glosa, valor recebido, prazo médio de recebimento e saldo em aberto por idade (30, 60, 90 dias ou mais).
- Liste as operadoras com mais atraso e mais glosa e os principais motivos.
- Leve os números à reunião mensal com faturamento, recurso e gestão, junto com o relatório de glosas do recurso.
Resultado: fechamento mensal com indicadores por operadora. Use a calculadora de perdas com glosa para mostrar o impacto anual.
Rotina do analista de conciliação
| Frequência | O que fazer |
|---|---|
| Diária | Identificar os créditos do extrato e localizar os demonstrativos correspondentes. |
| Semanal | Baixar demonstrativos novos; conciliar análise e pagamento; encaminhar glosas ao recurso. |
| Mensal | Conferir lotes sem análise; cobrar atrasos e diferenças; fechar indicadores por operadora. |
Erros mais comuns de quem está começando
- Conciliar só pelo total do lote, sem descer à guia e ao item.
- Confundir guia não analisada com glosa.
- Tratar desconto contratual ou imposto retido como glosa.
- Baixar a glosa como perda antes da decisão do recurso.
- Baixar crédito bancário sem identificar o demonstrativo.
- Não conferir se os recursos aceitos foram pagos.